Marketing x RH

Organizar um evento gasta tempo, dinheiro e é uma ótima oportunidade para testar o senso de urgência e a paciência de quem organiza. Engana-se quem acha que organizar uma convenção para os colaboradores de uma empresa é tarefa exclusiva do departamento de RH. Os funcionários são os primeiros clientes de uma companhia. Portanto, gerar conteúdo para esse pessoal deve ser responsabilidade primeira do Marketing. Para ser eficiente e obter sucesso em uma convenção, segue algumas dicas preciosas que certamente ajudarão a fazer mais (conteúdo, interatividade) com menos (tempo, dinheiro):

-Divida a organização em dois grupos: o do conteúdo e o da estrutura. Fica praticamente impossível ser eficiente nos dois quesitos quando uma pessoa trabalha nas duas frentes aos mesmo tempo.

-Gaste metade do tempo organizando e a outra metade executando. Não pense que fazer planilhas de custos, cronograma do evento, documentos importantes, entre outros detalhes, é perda de tempo. Você com certeza vai ganhar muito lá na frente planejando com cuidado antes de começar a executar as tarefas.

-Busque verba para os custos com seus fornecedores. Faça um documento e crie cotas de patrocínio. Caso seja a primeira convenção que a empresa está realizando, você deve dobrar os argumentos para poder convencer o pessoal a investir no seu evento (já que não terá disponível os dados provando o sucesso da convenção passada). Nessas cotas, é possível oferecer a possibilidade do fornecedor ter:

-logomarca em todos os materiais do evento (camiseta, banner, apresentações).

-espaço no cronograma do evento de X tempo para expor um produto/serviço.

-distribuição de brindes ou premiações durante o evento.

E até mesmo ações que não estão relacionadas a convenção:

-assinar a news enviada mensalmente para sua base de X clientes cadastrados.

-enviar X news exclusiva do fornecedor para sua base de X clientes cadastrados.

-banner no site ou blog da sua empresa por X meses.

-entre outras ações.

-Seja extremamente criativo ao pensar no conteúdo da convenção. Intercale palestras com dinâmicas durante todo o evento. Faça o povo dançar, brincar de mímica, jogar vídeo-game, sair na rua vendendo alguma coisa, enfim, invente atrações para descontrair. Mas tente sempre relacionar as atividades ao conteúdo da palestra.

-Para gerar comprometimento, divida equipes e invente disputas. Se possível, ofereça premiação em troca.

-Para preencher períodos livres, crie entretenimento sem conteúdo relevante para a convenção em si. Vai servir para relaxar e deixar a equipe disposta para o outro dia de atividade intensa. Pode ser churrasco, futebol, cinema, happy hour, etc.

Em suma: criatividade é chave para uma convenção bem feita. Porém, o sucesso só é conquistado quando a criatividade vem acompanhada de muita organização, senso de urgência, paciência e grana.