“Criando Organizações Eficazes”, um livro que você deveria ler em 2014

Taí um livro que eu recomendo que você leia nos próximos meses! Mintzberg é um dos autores vivos mais respeitados do mundo e vem publicando clássicos da área de administração desde a década de 1970.

PhD pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology) e professor da McGill University, em Quebec, Henry Mintzberg fala neste livro sobre a estrutura e os padrões de relacionamento dentro das organizações. Ele aborda de maneira prática temas como: quando descentralizar, quando delegar, as vantagens de adotar uma estrutura diferente, as melhores estruturas para ambientes muito dinâmicos, etc.

O foco (não declarado) do livro são as grandes empresas, mas acredito que os pequenos empreendedores também podem tirar lições muito valiosas em “Criando Organizações Eficazes”. Você já vai entender por quê.

Mintzberg entende a estrutura de uma organização como a soma das tarefas que ela executa com os processos de coordenação entre estas tarefas. E é na coordenação destas tarefas que está a chave para que uma estrutura seja eficaz e outras não.

ESTRUTURA = COORDENAÇÃO + TAREFAS

O livro é bastante denso, então vou abordar alguns temas que acho mais interessantes e práticos (como disse no início do texto, recomendo que você leia o livro para mais informações). Neste post, vamos falar sobre os 5 mecanismos de coordenação, as 5 partes da organização e os 5 tipos mais comuns de estrutura organizacional.

Existem 5 mecanismos de coordenação de tarefas identificados pelo autor:

Ajustamento mútuo
Comunicação informal. Neste estágio, os operadores (as pessoas que executam cada tarefa) têm o controle sobre a tarefa.

Supervisão Direta
Ocorre quando uma pessoa passa a ser responsável pelo trabalho de outras pessoas.

Padronização de Processos de Trabalho
Coordenação antes da realização do trabalho. Manuais ou pré-requisitos para operar uma maquina, por exemplo.

Padronização de Resultados de Trabalho
Tarefas coordenadas através dos resultados (metas, balanced score card, etc.).

Padronização das Habilidades dos Trabalhadores
Coordenação por treinamento. Muitas vezes este treinamento acontece antes do trabalhador assumir um cargo e outras instituições, como em universidades, etc.

As organizações utilizam uma mescla de praticamente todos estes mecanismos em sua estrutura, mas cada tipo de organização tende a privilegiar um tipo de coordenação.

Em geral, pequenas empresas trabalham em cima do ajuste mútuo e da supervisão direta. Ora, se você tem menos de 10 funcionários, essa é a alternativa que faz mais sentido, certo? Já os seus clientes podem ter uma estrutura bem diferente. Se você vende para o governo, por exemplo, o ajuste mútuo acaba tendo pouquíssima força no seu cliente. Da mesma forma, se você está organizando uma campanha de marketing para atingir grandes multinacionais, deve considerar bem os outros tipos de coordenação.

O tipo de tecnologia e o dinamismo dos mercados em que a empresa está inserida tendem a influenciar bastante o tipo de coordenação que ela prioriza. Vamos a alguns exemplos:
- Empresas de tecnologia complexa em ambientes que mudam pouco (hospitais, por exemplo), tendem a padronizar habilidades. Se o ambiente for muito dinâmico, o ajuste mútuo ganha força, pois é preciso que estas empresas tenham flexibilidade para resolver os problemas que aparecem a cada dia.
- Organizações de tecnologia simples em ambientes estáveis (produção em massa de refrigerantes, por exemplo) costumam padronizar processos, pois assim são mais eficientes. Se o ambiente for muito dinâmico, contudo, a supervisão direta acaba sendo bastante utilizada – mesmo quando os processos estão bem padronizados.

5 partes da organização
Mintzberg divide as organizações em cinco partes:

Cúpula estratégica 
Diretores e altos gerentes. São responsáveis pela estratégia da empresa, pela supervisão direta e pelo relacionamento externo da empresa.

Núcleo Operacional
São as pessoas que executam as tarefas de produção. Aqui estão os funcionários de compras, produção, vendas, manutenção, etc.

Linha Intermediária
Gerentes intermediários. Conectam a cúpula estratégica ao Núcleo Operacional.

Tecnoestrutura
Torna mais eficaz o trabalho dos outros. Costumam ser analistas que padronizam o trabalho de outros setores.

Assessoria de Apoio
Serviços que não estão diretamente relacionados com a atividade principal, como correios, relações públicas, refeitório, etc.

Novamente, o importante para nós é entender quem tem mais ou menos força dentro da empresa. Cada tipo de empresa acaba reforçando determinadas áreas. E, como já falamos aqui mesmo no blog, conhecer os decisores e os influenciadores é vital para o sucesso do seu planejamento de marketing.

Vamos então aos 5 tipos de organizações:

Estrutura simples
Quem é? Empresas jovens, pequenas estruturas ou estruturas em crise.
Como funciona? Estrutura orgânica, dinâmica e flexível onde as operações dependem muito do executivo principal.
Quem manda? Os visionários da Cúpula estratégica

Burocracia Mecanizada
Quem é? Produção em massa, órgãos públicos, telefonias, seguradoras, etc.
Como funciona? Alto desempenho, muita divisão de trabalho e pouco poder de adaptação.
Quem manda? A tecnoestrutura e seus processos padronizados

Burocracia Profissional
Quem é? Hospitais, universidade, empresas de auditoria, orquestras, etc.
Como funciona? Como é difícil mensurar os resultados, a estratégia perde um pouco do sentido.
Quem manda? O extremamente qualificado núcleo operacional.

Forma divisionalizada
Quem é? Franquias, grandes multinacionais, cadeias, etc. Empresas antigas e de grande porte.
Como funciona? Apenas os resultados interessam. A forma como cada tarefa é feita fica a cargo de cada divisão.
Quem manda? Linha intermediária (responsáveis por cada divisão)

Adhocracia
Quem é? Empresas modernas direcionadas à inovação
Como funciona? Estrutura orgânica e flexível, com pouca padronização. Trabalho por projetos e estrutura matricial.
Quem manda? Ninguém sabe ao certo, embora a Assessoria de Apoio tenha muita influencia.

E aqui vem o pulo do gato!
Encontre a sua empresa e a do seu cliente na tabelinha abaixo. A que tipo de organização vocês pertencem?

Tipo de Organização	Mecanismo de Coordenação	Parte-chave da organização	Exemplo
Estrutura simples	Supervisão Direta	Cúpula Estratégica	Empresas jovens, pequenas estruturas ou estruturas em crise.
Burocracia Mecanizada	Padronização do trabalho	Tecnoestrutura	Produção em massa, órgãos públicos, telefonias, seguradoras, etc.
Burocracia Profissional	Padronização das Habilidades	Núcleo Operacional	Hospitais, universidade, empresas de auditoria, orquestras, etc.
Forma divisionalizada	Padronização de resultados	Linha Intermediária	Franquias, grandes multinacionais, cadeias, etc. Empresas antigas e de grande porte.
Adhocracia	Ajuste mútuo	Assessoria de Apoio	Empresas modernas direcionadas à inovação

Adaptado de MINTZBERG, Henry. Criando organizações eficazes. São Paulo: Atlas, 2003.

Ao localizar sua empresa na tabela acima, você terá clareza para entender quais são as áreas que têm mais poder na sua estrutura e como as relações tendem a acontecer nela. Isso facilita muito na hora de elaborar projetos ou buscar soluções para temas estratégicos como motivação e planejamento.

Da mesma forma, estudar a estrutura dos seus clientes lhe permitirá construir um planejamento estratégico e um plano de marketing para este mercado. Só conhecendo a estrutura deles é que você poderá entender suas necessidades.

Curtiu? Então pegue o livro para ler e mãos à obra!